Un ordinateur volé, un disque qui lâche, un dégât des eaux ou un rançongiciel, et ce sont des années de devis, de factures et de fichiers clients qui disparaissent. Ce guide s'adresse aux artisans, commerçants, indépendants, dirigeants de TPE et associations qui veulent mettre en place des sauvegardes fiables sans y passer leurs journées. Vous y apprendrez la règle 3-2-1, pourquoi il faut une copie hors ligne, et comment vérifier que vos sauvegardes fonctionnent vraiment.
La règle 3-2-1 en clair
C'est une règle de bon sens, recommandée par les spécialistes de la sécurité :
- 3 copies de vos données : l'original et deux sauvegardes ;
- 2 supports différents, par exemple un disque dur externe et un service de stockage en ligne ;
- 1 copie conservée ailleurs que dans vos locaux.
Ainsi, un même incident ne peut pas détruire toutes vos copies : l'incendie de l'atelier n'atteint pas la copie en ligne, la panne du service en ligne n'atteint pas le disque.
Beaucoup de professionnels ajoutent aujourd'hui une exigence : au moins une copie hors ligne, c'est-à-dire débranchée et inaccessible depuis le réseau.
Pourquoi une copie hors ligne
Un rançongiciel est un logiciel malveillant qui chiffre vos fichiers pour les rendre illisibles, puis réclame une rançon. Il s'attaque à tout ce qu'il peut atteindre : l'ordinateur, mais aussi les disques branchés, les dossiers partagés et parfois les espaces de stockage en ligne synchronisés.
Un disque externe que vous branchez uniquement le temps de la sauvegarde, puis rangez, reste hors d'atteinte. Prévoyez idéalement deux disques utilisés en alternance, dont un emporté hors des locaux, à votre domicile par exemple.
Attention à une confusion fréquente : la synchronisation n'est pas une sauvegarde. Un dossier OneDrive, Google Drive ou Dropbox reproduit vos fichiers à l'identique ; si un fichier est effacé ou chiffré, la modification se propage. Ces services gardent un historique des versions et une corbeille, mais pour une durée limitée : vérifiez ce que prévoit votre offre.
Quoi sauvegarder, et à quel rythme
Faites d'abord la liste de ce dont vous ne pourriez pas vous passer :
- la comptabilité, les factures et les devis, que vous devez de toute façon conserver plusieurs années ;
- les fichiers clients et fournisseurs ;
- les courriels, en particulier si votre messagerie est installée sur un seul ordinateur ;
- les photos de réalisations, les plans, les documents techniques ;
- votre site internet et sa base de données, souvent sauvegardés par l'hébergeur, mais pas toujours ;
- le coffre de votre gestionnaire de mots de passe, exporté et chiffré.
Pour le rythme, posez-vous une question simple : combien de jours de travail suis-je prêt à refaire ? Si la réponse est « un seul », il vous faut une sauvegarde quotidienne. La sauvegarde automatique, programmée, est toujours préférable à celle qu'on pense à faire.
Si vous utilisez Microsoft 365 ou Google Workspace, sachez que ces services protègent leurs serveurs, mais qu'une suppression par erreur ou malveillante de votre part reste à votre charge au-delà de la période de rétention : une sauvegarde complémentaire est utile.
Mettre en place un dispositif simple
Voici un exemple de dispositif adapté à une petite structure :
- Une sauvegarde automatique quotidienne vers un service de stockage en ligne réputé, idéalement chiffrée et avec historique des versions.
- Une sauvegarde hebdomadaire sur un disque externe, débranché ensuite.
- Un second disque, échangé avec le premier chaque mois et conservé hors des locaux.
- Des disques chiffrés, protégés par un mot de passe, pour qu'un vol n'expose pas vos données.
- Une personne désignée et un remplaçant, avec un rappel dans l'agenda.
Les outils intégrés à Windows et à macOS, comme Time Machine sur Mac, permettent déjà de programmer des sauvegardes sur disque externe.
Tester la restauration
Une sauvegarde qu'on n'a jamais essayé de restaurer n'est qu'un espoir. Il arrive qu'une sauvegarde soit vide, incomplète ou impossible à relire.
- Une fois par trimestre, restaurez quelques fichiers au hasard dans un dossier de test.
- Ouvrez-les pour vérifier qu'ils sont lisibles et à jour.
- Une fois par an, simulez une vraie panne : à partir de quoi et en combien de temps pourriez-vous reprendre le travail sur un autre ordinateur ?
- Notez la marche à suivre sur une feuille rangée avec les disques.
Le site cybermalveillance.gouv.fr propose une fiche pratique sur les sauvegardes que vous pouvez partager avec votre équipe.
La liste à cocher
- Vos données importantes existent en trois exemplaires.
- Vous utilisez au moins deux supports différents.
- Une copie est conservée hors de vos locaux.
- Une copie est hors ligne, débranchée entre deux sauvegardes.
- Les sauvegardes sont automatiques et programmées.
- Les disques de sauvegarde sont chiffrés.
- Vous testez une restauration au moins une fois par trimestre.
Pour savoir quoi faire si le pire arrive malgré tout, lisez notre guide sur les bons réflexes face à un piratage dans la rubrique guides. Et pour construire un dispositif adapté à votre activité, un échange gratuit est possible sur /rendez-vous.
Questions fréquentes
Un disque dur externe suffit-il ?
Non, c'est une seule copie, exposée au vol, à la panne ou à l'incendie. Associez-le à une copie en ligne et à un second disque conservé ailleurs.
Mes fichiers sont sur OneDrive : suis-je sauvegardé ?
Pas complètement. La synchronisation reproduit aussi les suppressions et les fichiers chiffrés ; l'historique des versions aide, mais pour une durée limitée.
À quelle fréquence tester mes sauvegardes ?
Restaurez quelques fichiers chaque trimestre et simulez une reprise complète une fois par an. C'est le seul moyen d'être sûr qu'elles fonctionnent.
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