Rédiger une réponse à un client mécontent, résumer un long courriel, reformuler un devis : les assistants d'IA comme ChatGPT (OpenAI), Le Chat (Mistral AI) ou Claude (Anthropic) font gagner du temps. Mais ce que vous y collez quitte votre ordinateur et part sur les serveurs de l'éditeur. Ce guide s'adresse aux dirigeants et salariés de petites structures qui utilisent déjà ces outils ou s'apprêtent à le faire. Vous y apprendrez quelles informations garder pour vous, quels réglages vérifier et quand passer à un compte professionnel.
Ce que deviennent vos messages
Quand vous écrivez à un assistant d'IA, votre texte est transmis à l'éditeur, traité sur ses serveurs et généralement conservé un certain temps dans l'historique. Selon l'offre et vos réglages, il peut aussi servir à améliorer les futurs modèles. Concrètement :
- des données personnelles de vos clients peuvent se retrouver chez un prestataire, parfois hors de l'Union européenne ;
- des employés de l'éditeur peuvent, dans certains cas, examiner des conversations pour des raisons de sécurité ;
- si votre compte est piraté, tout l'historique devient lisible.
Au regard du RGPD, vous restez responsable des données de vos clients. Les copier dans un outil grand public sans nécessité ni précaution peut constituer une utilisation non prévue de ces données.
Ce qu'il ne faut jamais coller
Retenez une règle simple : n'écrivez dans un assistant d'IA que ce que vous accepteriez de voir sortir de l'entreprise. Ne collez jamais :
- les noms, adresses, téléphones ou courriels de vos clients associés à leur situation ;
- des données de santé, des informations sur des enfants, des opinions politiques ou religieuses ;
- des numéros de carte bancaire, IBAN, numéros de sécurité sociale ou pièces d'identité ;
- des mots de passe, codes d'accès ou clés de logiciel ;
- des contrats, bilans ou devis confidentiels non anonymisés ;
- des informations couvertes par un secret professionnel.
Pour obtenir de l'aide sans exposer personne, anonymisez. Remplacez « Mme Martin, 12 rue des Lilas à Poitiers » par « la cliente », retirez les montants s'ils ne servent à rien, et décrivez la situation plutôt que de coller le courriel brut. Méfiez-vous aussi des détails qui permettent de reconnaître quelqu'un, comme un métier rare dans une petite commune.
Les réglages à vérifier aujourd'hui
Les menus changent souvent, mais les principaux éditeurs proposent des options comparables. Prenez dix minutes pour :
- Ouvrir les paramètres de votre compte, rubrique confidentialité ou contrôle des données.
- Désactiver l'utilisation de vos conversations pour l'entraînement des modèles, si l'option existe sur votre offre.
- Utiliser la conversation temporaire, qui n'enregistre pas l'échange dans l'historique, si votre outil la propose.
- Supprimer régulièrement les anciennes conversations inutiles.
- Activer la double authentification, pour qu'un mot de passe volé ne suffise pas à entrer dans votre compte.
- Vérifier les connexions autorisées (messagerie, agenda, espace de stockage) et retirer celles dont vous ne vous servez pas.
Compte personnel ou compte professionnel
Les offres gratuites et individuelles sont pensées pour le grand public. Les offres destinées aux entreprises prévoient en général que vos données ne servent pas à entraîner les modèles, un contrat de traitement des données conforme au RGPD et une gestion centralisée des comptes. Avant de choisir :
- lisez les conditions d'utilisation et la politique de confidentialité de l'offre précise, pas seulement la page de présentation ;
- vérifiez où sont hébergées les données et si un accord de traitement des données, prévu par l'article 28 du RGPD, est proposé ;
- évitez que chaque salarié utilise son compte personnel pour le travail : vous perdez la maîtrise des données le jour où il part.
Mistral AI est une entreprise française, ce qui peut simplifier les questions d'hébergement et de droit applicable. Ce n'est toutefois pas une garantie en soi : ce sont l'offre choisie et ses conditions qui comptent.
Fixer des règles simples dans l'entreprise
Même à deux ou trois, une courte charte évite les mauvaises surprises. Indiquez les outils autorisés, les données interdites, la relecture obligatoire avant tout envoi, et ce qu'il faut faire en cas d'erreur, par exemple un document confidentiel collé par mégarde. La CNIL publie des recommandations utiles, et cybermalveillance.gouv.fr vous aide à sécuriser vos comptes. Si vos données sont très sensibles, une IA installée sur votre propre serveur peut être une piste.
La liste à cocher
- J'ai désactivé l'entraînement sur mes conversations quand l'option existe.
- J'ai activé la double authentification sur mes comptes d'IA.
- J'anonymise les situations clients avant de demander de l'aide.
- Je ne colle jamais de mots de passe, de données bancaires ou de santé.
- J'ai lu les conditions de l'offre utilisée pour le travail.
- Mes salariés n'utilisent pas leurs comptes personnels pour les données de l'entreprise.
- J'ai une charte d'usage écrite, même courte.
Pour faire le point sur vos usages et choisir une offre adaptée, vous pouvez réserver un échange gratuit. Vous pouvez aussi découvrir des outils d'IA hébergés sur notre propre serveur dans le Labo IA.
Questions fréquentes
Les versions gratuites sont-elles interdites au travail ?
Non, mais elles offrent moins de garanties sur l'usage de vos données. Réservez-les à des contenus sans donnée personnelle ni information confidentielle.
Anonymiser suffit-il ?
C'est la meilleure précaution au quotidien. Veillez à retirer aussi les détails qui permettent de reconnaître quelqu'un, comme une adresse précise ou une situation très particulière.
ue faire si j'ai collé une donnée sensible par erreur ?
Supprimez la conversation, notez l'incident et évaluez le risque pour la personne concernée. En cas de doute sur une violation de données, consultez les recommandations de la CNIL.
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